Hoe registreer je gewerkte uren als je een eigen onderneming hebt?

Geschreven door

Celine

Gecontroleerd door

Jolien

Bijgewerkt op

21 april 2023

×

Op de juiste manier de gewerkte uren registreren is van belang voor elke organisatie. Niet alleen krijg je zelf goed inzicht in je onderneming. Ook kun je transparant zijn over de (werkelijk) gewerkte uren naar je klant. Er zijn verschillende manieren om je uren bij te houden. Zo kun je gebruik maken van Excel of van speciale urenregistratiesoftware. Lees in dit artikel de voor- en nadelen van beide opties. 

Hoe houd je de gewerkte uren bij?

Niet voor elke onderneming is het noodzakelijk om uitgebreide urenregistratiesoftware aan te schaffen. Als je een startende ondernemer bent met weinig personeel in dienst, is je gewerkte uren bijhouden in Google Spreadsheets of Microsoft Excel een goede optie. Heb je een grotere organisatie met verschillende werknemers? Dan is urenregistratiesoftware aanschaffen het overwegen waard. Hieronder worden beide mogelijkheden met je doorgenomen. 

Op deze manier gebruik je urenregistratiesoftware

Je kunt ervoor kiezen urenregistratiesoftware te gebruiken om je uren bij te houden. Dit kan online of met behulp van een app. Wel betaal je voor de meeste software om je uren bij te houden een maandelijks bedrag. Om een voorbeeld te noemen: bij e-Boekhouden is de software 15 maanden lang gratis te proberen, mits je onderneming niet ouder is dan 15 maanden. Hierna betaal je een bedrag vanaf 5,95 euro per maand. 

De voor- en nadelen van e-Boekhouden als software voor je urenregistratie staan hieronder opgesomd: 

+Log waar je ook bent en hoe laat het ook is in op de software via de cloud
+De software is veilig te gebruiken en wordt dagelijks geüpdatet
+Automatiseer zoveel mogelijk handelingen, zonder ingewikkelde formules te gebruiken 
+Koppel je bank, webshop, betaalmiddelen en complete boekhouding aan je urenregistratie

-Je betaalt na de 15 gratis proefmaanden een bedrag vanaf 5,95 euro per maand
-Offertes goedkeuren en ritten bijhouden is met deze software niet mogelijk 

Zo werkt het bijhouden van je uren in Excel 

Naast urenregistratiesoftware, kun je er ook voor kiezen Excel ge gebruiken om je gewerkte uren in bij te houden. Voor een programma als Excel is geen aanvullende software nodig. Veel ondernemers beschikken over het Microsoft pakket, omdat dit al eerder is geïnstalleerd. Is dit niet het geval, dan kun je voor 10 euro per maand of 99 euro per jaar een abonnement afsluiten. Google Spreadsheets is gratis en komt overeen met het template van Excel. Het enige wat je hiervoor nodig hebt, is een Google account. 

Hieronder hebben wij de voor- en nadelen van Excel gebruiken voor je opgesomd:

+Excel is een (bijna) gratis te gebruiken programma
+Richt je template in zoals jij dat het liefste wilt 
+24 uur per dag en 7 dagen per week toegang  (als je het in de cloud opslaat) 
+Je koppelt eenvoudig de facturatie, kilometertelling of boekhouding 

-Bij een groter wordende onderneming worden de formules steeds ingewikkelder
-Menselijke fouten zijn snel gemaakt in Excel
-Automatiseren is met Excel (slechts) deels mogelijk 

Waarom is het belangrijk je uren goed bij te houden?

Met urenregistratie houd je het exacte aantal uren bij dat je kwijt bent geweest om een bepaalde activiteit of taak uit te voeren. Je uren bijhouden is niet verplicht. Toch kan het handig zijn om dit wél te doen: je kunt je goed verantwoorden bij klanten of opdrachtgevers en eventueel je uurtarief aanpassen.

Daarnaast zijn er financiële voordelen bij het goed bijhouden van je uren. Zo kom je in aanmerking voor voordelen zoals ondernemersaftrek. Ook betaal je bijvoorbeeld minder inkomstenbelasting. De Belastingdienst heeft een urencriterium bepaald om te kunnen profiteren van deze genoemde voordelen. Je moet minimaal 1225 uur per kalenderjaar in je onderneming steken. Omgerekend komt dit neer op ongeveer 24 uur per week.