Power Automate, onverwacht handig

Geschreven door

Moises van der Vlis

Gecontroleerd door

Geoff

Bijgewerkt op

5 maart 2023

[addtoany] ×

Ben je een kantoorwerker, zoals meer dan de helft van alle Nederlanders? Dan ben je een groot deel van de tijd bezig met het herhalen van steeds dezelfde handelingen. Met Power Automate van Microsoft kan je deze stroomlijnen en zo je werk veel sneller met als doel uiteindelijk alles af krijgen. Hoe werkt Power Automate? Een korte introductie.

Wat is Power Automate?

Zoals de naam al min of meer zegt, is Power Automate een softwarepakket om repetitieve taken sneller te kunnen uitvoeren. Vaak werk je voor deze taken met verschillende programma’s.

Bijvoorbeeld: je maakt een overzichtje van de sales van afgelopen week in Excel. Daarvoor importeer je die uit de boekhoudsoftware. Vervolgens maak je daarvan een rapport in MS Word dat je naar je manager stuurt.

Dit is een taak die elke week terugkomt, dus een mooie kandidaat voor het automatiseren met Power Automate.

Hoe werkt het pakket?

Power Automate zit geïntegreerd in Microsoft Office. Werk je al met Microsoft Office365? Dan kan je direct aan de slag (maar moet je wel een abonnement afsluiten, natuurlijk. Zaken zijn zaken). Je begint met het opzetten van een zogenoemde stroom. Dit is een keten van geautomatiseerde stappen.

Die stroom wordt in gang gezet door een event, een gebeurtenis. Bijvoorbeeld, een e-mail met een bepaald woord in de titel. Maar ook bedrijfsprocessen, dingen die er in de cloud gebeuren of bijvoorbeeld op je website, kunnen de stroom op gang brengen. Welke event precies, kan jij instellen. Vervolgens doorloopt de toepassing verschillende stappen, die jij bedacht hebt. Je kan ook kant en klare sjablonen instellen. Dit kan je allemaal zonder programmeerkennis. Al is die kennis wel handig voor echt maatwerk.

Uiteraard heeft Microsoft een hele stal aan gecertificeerde partners klaarstaan die je graag helpen, tegen een zacht prijsje.

Kosten per gebruiker, of per stroom

Uiteraard gaat de kassa meteen rinkelen, Bill Gates is niet voor niets één van de rijkste mannen ter wereld geworden. Microsoft brengt kosten per gebruiker per maand in rekening. Werk je in je eentje? Dan betaal je rond de 13 euro per maand om cloudapps, servioces en data via digitale procesautomatisering (DPA) te automatiseren. Hierbij kan je een onbeperkt aantal stromen invoeren. Deze variant is duidelijk gericht op de eenpitter, bijvoorbeeld een ZZP’er of een enkele boekhouder in een klein bedrijf. Duurdere abonnementen zijn er voor grotere bedrijven.

Is het een handig pakket?

Ik zag verschillende filmpjes op Youtube voorbijkomen met user cases als het scrapen van websites en afhandelen van bestellingen. Heb je een type bedrijf als in het boek de Vierurige Werkweek van Timothy Ferriss beschreven staat? Dan ga je waarschijnlijk erg blij worden van dit pakket. Zeker omdat er grote mogelijkheden zijn om ChatGPT (immers, onder controle van Microsoft) te integreren.