Tijd besparen met de juiste workflow

Geschreven door

Celine

Gecontroleerd door

Jolien

Bijgewerkt op

21 januari 2024

[addtoany] ×

‘Tijd is geld’. Als je iemand inhuurt om een dienst uit te laten voeren, betaal je diegene vaak per uur. Naast geld, is het ook mogelijk om tijd te investeren. Met een juist workflow management systeem is het mogelijk om tijd efficiënter en effectiever in te zetten. Hoe? Je leest het eenvoudige stappenplan in deze blog.

Waarom een workflow?

Het doel van een workflow is de efficiëntie van bedrijfsprocessen optimaliseren. Bedrijfsprocessen kunnen worden vastgelegd en gestroomlijnd. Taken die uitgevoerd moeten worden, kunnen makkelijk worden overgedragen aan een andere medewerker bij bijvoorbeeld ziekte of verlof. Een workflow wordt vaak eerst op papier gezet om vervolgens in te voeren in het workflowmanagement systeem.

Wil je met behulp van bedrijfssoftware je rendement verhogen?

Workflow toepassen: zo doe je dat

Je bepaalt zelf wat de meest efficiënte manier is om verschillende doelstellingen te behalen. Er zijn verschillende manieren om de vooraf gestelde doelen te bereiken. Om tot een stevige basis van een goede workflow te komen, hebben wij een eenvoudig stappenplan voor je opgesteld:

Stap 1: Inzicht in interne structuren

In de eerste stap van het opstellen van een juiste workflow, maak je inzichtelijk hoe er binnen het bedrijf, per afdeling te werk wordt gegaan. Welke stappen worden er uitgevoerd in welk proces? Je bepaalt wat er gedaan moet worden binnen een proces, welke medewerker deze taak uit gaat voeren en op welke manier en wanneer het doel wordt behaald.

Stap 2: Houd rekening met tegenslagen

Hoe sterk is jouw workflow afhankelijk van andere onderdelen binnen een planning? Zouden er tegenslagen kunnen zijn bij het uitvoeren van de taken binnen in de workflow? In deze tweede stap is het belangrijk om blokkades in je planning uit te werken, inclusief passende oplossing(en).

Heb je hulp nodig bij het opstellen van een planning voor jouw onderneming?

Stap 3: Kies passende (online) software

Software gebruiken voor workflow management brengt een aantal voordelen met zich mee. Om meteen te beginnen met het grootste voordeel: alle interne processen worden gestroomlijnd en zijn altijd en overal toegankelijk voor alle medewerkers van jouw organisatie. De kans op fouten is minimaal, dankzij de mogelijkheid om processen te automatiseren. Daarbij is een goede software handig als medewerkers hybride werken.

Het advies is om zoveel mogelijk eenvoudige taken te automatiseren. Je kunt bijvoorbeeld ervoor kiezen om een automatische herinnering te sturen naar klanten, die hun factuur nog niet hebben betaald. Zo blijft er meer tijd over voor de wat ingewikkeldere taken, die afgerond moeten worden voor een goede workflow.

Stap 4: Evalueer je workflow periodiek

Situaties kunnen in de loop van de tijd veranderen. Zo kunnen er bijvoorbeeld nieuwe medewerkers zijn aangenomen. Het advies is om je workflow periodiek intern te evalueren. Wat werkt er wel en wat juist niet? Welke veranderingen zijn er geweest en wat betekent dit voor het behoud van een efficiënte workflow?

Tip: Vergeet niet Al toepassingen te overwegen

De technologische ontwikkelingen omtrent kunstmatige intelligentie bieden ondernemingen mooie kansen. Waar doorgaans gebruik gemaakt wordt van menselijke intelligentie, wordt dit nu overgenomen door Artificial Intelligence (AI). Kortom, vaardigheden van medewerkers kunnen door deze technologie worden overgenomen om zo de bedrijfsvoering, klantervaring en winst te optimaliseren.