Zo pak je de verplichte kascontrole van je vereniging efficiënt aan! 

Geschreven door

Celine

Gecontroleerd door

Jolien

Bijgewerkt op

9 mei 2023

[addtoany] ×

In Nederland zijn er in het tweede kwartaal van 2023 42.560 verenigingen, zo blijkt uit de cijfers van de Kamer van Koophandel. De bekendste vereniging is ANBW, gevolgd door de KNVB en FNV. Kenmerkend voor een vereniging is dat het doel niet is om winst te maken. In de meeste gevallen worden er maatschappelijke activiteiten georganiseerd. Wel is het toegestaan om winst te maken, maar dit bedrag moet worden gebruikt voor de maatschappelijke activiteiten. 

Voor elke vereniging is het wettelijk verplicht om een kascommissie te hebben. In artikel 2:48 van het Burgerlijk Wetboek staat dit aangegeven. Lees in dit artikel hoe je de verplichte kascontrole zo efficiënt mogelijk aan kunt pakken. 

Hoe voer je een kascontrole zo efficiënt mogelijk uit?

Als je aangewezen bent om lid te worden van de kascommissie is het noodzakelijk dat je toegang krijgt tot alle boeken en bescheiden van de vereniging, zoals de ledenadministratie, notulen van vergaderingen en financiële administratie. Het bestuur is verplicht om alle informatie die je nodig hebt met je te delen. Hieronder worden 7 stappen aan je toegelicht om de controle zo efficiënt mogelijk uit te voeren. Let wel: deze stappen kun je zien als een basisgids. Afhankelijk van onder andere de grootte van de verenigingen kunnen er andere wet- en regelgeving gelden. 

Stap #1 Schaf een boekhoudpakket om de kans op fouten te minimaliseren 

Je kunt ervoor kiezen om de kascontrole handmatig uit te voeren of met behulp van speciale software voor boekhouding. Het grote voordeel van dit programma is dat je minder kans maakt om fouten te maken. Daarnaast kun je altijd en overal de actuele financiële gegevens inzien. 

Een voorbeeld van boekhoudsoftware is e-Boekhouden. Met dit programma houd je op een makkelijke manier je boekhouding, facturen en urenregistratie bij. Verenigingen profiteren bij deze software van een sterk gereduceerd tarief. De eerste 30 dagen zijn als proef. Vervolgens betaal je 9,50 euro per maand voor boekhouden en 8,50 per maand voor ledenadministratie. Ongeacht hoeveel leden je vereniging heeft. 

Stap #2 Controleren begin- en eindsaldo balans

Eenmaal een software voor je boekhouding gekozen, is het in de tweede stap tijd om het beginsaldo van de balans te checken met het eindsaldo van de balans van het eerdere boekjaar. Het is hierbij noodzakelijk dat de bedragen in het jaarverslag overeenkomen met het eindbedrag van de rekeningen en kasgelden. Bij eventuele afwijkingen is het noodzakelijk om op zoek te gaan naar verklaringen. Deze verklaringen zijn belangrijk om te delen tijdens de Algemene Ledenvergadering. 

Stap #3 Checken lijst met alle kosten 

Op de kostenspecificatie kun je aflezen wat de geboekte kosten zijn, inclusief details als de datum van de betaling en de omschrijving. Deze gedetailleerde info levert meestal de penningmeester bij je aan. Je controleert of er voor elke uitgave een betalingsbewijs aanwezig is. Dit kan zowel een facturatie zijn als een declaratie. De checks kun je uitvoeren aan de hand van steekproeven. Heb je speciale boekhoudsoftware aangeschaft? Dan kun je gemakkelijker alle kosten opzoeken in het grootboek. 

Stap #4 Ga na of alle facturen betaald zijn 

Als er voor alle uitgaven een factuur of declaratie aanwezig is, is het belangrijk om te controleren of elke factuur ook daadwerkelijk betaald is. Je checkt dit door dagafschriften van de rekening te controleren. Houd goed bij welke facturen je tegenkomt die niet betaald zijn. 

Stap #5 Kloppen de inkomsten in de jaarrekening?

Naast de uitgaven, is het ook noodzakelijk te checken welke inkomsten er allemaal zijn en of deze juist vermeld staan in de jaarrekening. Bij inkomsten kun je denken aan onder andere de contributie van de leden, eventuele donaties, sponsoring en overige inkomsten. Houd ook tijdens deze stap goed bij of er leden zijn die hun contributie niet hebben betaald of als je andere afwijkingen tegenkomt.

Stap #6 Begroting vs werkelijkheid 

In stap 6 controleer je de begroting. Je kijkt hierbij naar de werkelijke opbrengst en de gemaakte kosten. Als je verschillen ontdekt is het noodzakelijk dat je op zoek gaat naar een mogelijke verklaring. Daarnaast is het raadzaam om de optellingen in het jaarverslag te checken. Indien je gebruik maakt van e-Boekhouden vind je de optellingen onder het ‘Winst & Verlies’ overzicht. 

Stap #7 Rapport uitbrengen van resultaten 

In stap 1 tot en met 6 heb je de focus vooral gelegd op het controleren en het verklaren van eventuele afwijkingen. In de laatste stap stel je een rapport samen waarin de resultaten van alle controles worden omschreven. Afwijkingen dienen in dit rapport vermeld te worden. Daarnaast deel je dit ook met het bestuur en tijdens de Algemene Ledenvergadering. 

Alles over de wettelijke verplichting van de kascommissie 

De kascommissie bij een vereniging is verplicht als de financiële gegevens niet door een externe boekhouder worden gecontroleerd. In dit geval worden er door de Algemene Ledenvergadering minimaal twee personen benoemd die deze verantwoordelijke rol van een externe boekhouder op zich nemen. 

In de omschrijving van de commissie staat aangegeven dat de balans en de staat van baten en lasten worden onderzocht inclusief toelichting. De leden brengen vervolgens tijdens de Algemene Ledenvergadering hun verslag uit. Eventuele fouten die niet ontdekt worden door de leden hebben een eventuele verkeerde besluitvorming tot gevolg, met in het uiterste geval bedreiging van het bestaan.